Nauczyciele, wykładowcy i przełożeni (nasz szef – kierownik, dyrektor, prezes) budzą w nas respekt – posiadają nie tylko większe kompetencje i wiedzę, ale również są to osoby, od których decyzji zależy powodzenie naszych planów. Komunikacja pomiędzy nami nie ogranicza się tylko do kontaktów osobistych w szkole, na uczelni i w miejscu pracy. Rozwój technologii umożliwił komunikację mailową, telefoniczną i SMS-ową. Nowe udogodnienia są przez nas pożądane, ale jednocześnie kiedy po raz pierwszy z nich korzystamy w oficjalnych sytuacjach, czujemy obawę. Spróbuję zaproponować kilka rozwiązań, które mogą pomóc Wam w “komunikacji online” z przełożonymi.
Zanim zaczniemy
Pisze się o tym i mówi się o tym cały czas, ale jest to wciąż problem wielu z nas. Adres mailowy nastolatka może brzmieć: “misio885” lub “kwiatuszek429”, ale u studenta to już niestosowne. Bywają gorsze sytuacje. Jeśli w nazwie Twojej skrzynki e-mail są wyrazy wulgarne, dwuznaczne – kojarzące się z polityką, religią, światopoglądem, seksualnością – nie pokazuj tego nikomu. Nie jest już ważne to, czy twój adres mail ma być żartem, czy też wyrazem Twoich poglądów – jeśli nie znasz poczucia humoru i poglądów swoich wykładowców, bądź bardziej stonowany.
Część z firm i uczelni udostępnia systemy i serwery, dzięki którym każdy pracownik (w przypadku uczelni każdy student) może założyć swoją skrzynkę pocztową. Najczęściej adres każdego użytkownika jest tworzony automatycznie – jest to imię i nazwisko. Dzięki temu rozwiązaniu nie tylko nie ma mowy o kompromitacji, ale można szybciej znaleźć adres e-mail każdego z użytkowników. Podam przykład: każdy pracownik i każdy student Uniwersytetu Łódzkiego ma swoja skrzynkę pocztową. Adres mailowy ma następujący wzór: imię. nazwisko@unilodz. eu Jest to “służbowa” skrzynka, a nasza prywatna pozostaje prywatną.
E-mail to nie jest list tradycyjny, ale nie jest również SMS-em. Nie obowiązuje wzór listów oficjalnych, który w przypadku poczty elektronicznej jest niefunkcjonalny. Miejscowość i data w prawym, górnym rogu są zbędne – wiadomość, po zaledwie kilku sekundach, dotrze do odbiorcy tam, gdzie on się zaloguje na urządzenie obsługujące skrzynkę pocztową. Data i godzina są zazwyczaj umieszczane automatycznie obok wiadomości. Nie trzeba również podawać ani swojego adresu, ani adresu i stanowiska odbiorcy. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy stanowisko lub adres są ważne dla załatwienia sprawy. Podam przykłady:
Funkcje i tytuły. Jeśli piszesz do wykładowcy, który pełni funkcję dziekana wydziału i jednocześnie jest Twoim promotorem, użyj formy: “Szanowny Panie dziekanie” lub “Szanowny Panie promotorze”. Odpowiednią formę wybierzesz w zależności od tego, czy pytasz o sprawy związane ze swoją pracą dyplomową (licencjacką lub magisterską), czy piszesz w sprawie urlopu dziekańskiego. Kiedy wymieniasz więcej wiadomości z tą samą osobą, wystarczy napisać: “Panie Dziekanie” lub ”Panie promotorze” – mail nie jest listem tradycyjnym, więc nie należy stosować wyszukanych zwrotów grzecznościowych. Najlepiej używać zwrotów: “Panie doktorze” i “Panie profesorze”, ale tylko wtedy, kiedy wiesz, czy odbiorca jest doktorem, profesorem, inżynierem – niektórzy wykładowcy są wrażliwi na tym punkcie. Jeśli ktoś jest doktorem habilitowanym, możesz użyć zwrotu: “Panie doktorze” lub grzecznościowo: “Panie profesorze”. Informacji o tym, kto jaki tytuł naukowy posiada, możesz szukać na stronach internetowych zakładów, do których należą poszczególni pracownicy uczelni.
W pierwszej rozmowie powinieneś użyć powitalnego zwrotu grzecznościowego. Takimi zwrotami są właśnie zwroty: “Panie doktorze”, “Szanowny panie”. Możesz użyć powitania: “Dzień dobry”. Podczas wymiany wiadomości, zwłaszcza tego samego dnia, nie musisz za każdym razem używać na powitanie tradycyjnych zwrotów grzecznościowych – wystarczy, że zrobisz to w pierwszej wiadomości.
Zapomnij o tym, żeby w wiadomości e-mail, SMS-ie lub podczas rozmowy telefonicznej napisać lub powiedzieć do przełożonego powitanie: “Witam”. Zgodnie z zasadami savour-vivre to gospodarz wita gości, a przełożony wita podwładnych.
Nie używaj sformułowań nieoficjalnych, np..: “Cześć”, “Siema”, “Pozdro”. Jeśli wykładowca, nauczyciel lub przełożony napisze w jakiejś wiadomości zwrot: “Pozdrawiam”, możesz spokojnie używać tego sformułowania. Bądź elastyczny – jeśli wykładowca używa luźniejszego języka, Ty także możesz takiego używać. Pamiętaj jednak, że wykładowcy oraz przełożonemu wolno trochę więcej, warto więc zachować się bardziej zachowawczo i “zbyt kulturalnie”, niż zostać oskarżonym o bezczelność.
Czy w e-mailach zamieszczamy dane osobowe w prawym i lewym górnym rogu?
W mailu nie stosuje się formy listu oficjalnego z nagłówkami (miejsce z danymi adresata po lewo i miejsce z danymi osoby lub instytucji, do której skierowane jest pismo po prawej stronie), ponieważ wiadomość e-mail zazwyczaj nie stanowi pisma kancelaryjnego – nie ma tam ani podpisu tradycyjnego, ani podpisu elektronicznego.
Od powyższej zasady warto zachować wyjątki. Jeśli piszemy do instytucji, powinniśmy podać dane, które umożliwią identyfikację.
Wyobraź sobie, że urząd, do którego piszesz, obsługuje dziennie około stu osób, miesięcznie około dwóch tysięcy osób. Pani z dziekanatu, którą znasz Ty, nie musi łączyć Twojej twarzy z Twoim imieniem i nazwiskiem,
a wykładowca, który prowadzi wykład na Twoim roku, oraz jeszcze dwa inne wykłady z innymi grupami, nie tylko nie wie, jak się nazywasz, ale zapewne powie, że gdzieś widział Twoją twarz, ale nie jest pewien na którym wydziale. W pierwszym mailu możesz podać swój numer albumu, kierunek studiów, grupę, w której jesteś zapisany, dzień tygodnia, w którym odbywają się zajęcia (wykładowcy szybciej skojarzą Twoją osobę z dniem tygodnia, niż z numerem grupy). W kolejnych mailach nie musisz podawać tych danych.
Uważaj na ochronę swoich danych osobowych
Pisz na adresy podane na oficjalnych stronach internetowych urzędów lub na adresy podane osobiście przez osobę, do której chcesz napisać. Zamieszczaj tylko te dane, które są niezbędne dla załatwienia sprawy, ale nic więcej. W większości systemów szkół wyższych można zidentyfikować osobę, dzięki numerowi albumu lub indeksu. Jeśli w wiadomości do dziekanatu zamieścisz numer albumu i przez przypadek wyślesz wiadomość do osoby postronnej, to ta osoba raczej nie będzie mogła nic zrobić z Twoim numerem albumu, bo ten numer funkcjonuje tylko na potrzeby uczelni. Jeśli podasz swój numer pesel lub numer dowodu osobistego i te dane wpadną w niepowołane ręce, możesz narazić się na kłopoty.
Komunikacja online nie jest trudna, ale nie narazimy się na problemy tylko wtedy, kiedy będziemy pamiętać o kulturze i podstawowych zasadach. W razie wątpliwości warto zastosować uniwersalną zasadę: pisz takie wiadomości, jakie sam chciałbyś dostawać.
